Hur får man intern kommunikation rätt?

Hur får man intern kommunikation rätt?

Posta efter
Martin Simonsen

När det gäller att välja en plattform för intern kommunikation och informationsutbyte, hur ser jag till att jag gör rätt val? Som partner i Ziik har mitt team och jag varit involverade i hundratals stora och små, danska och internationella företag som en del av deras beslutsprocess. Baserat på våra erfarenheter vill jag dela med mig av några tips och observationer som du kanske tycker är användbara i din process.


Observera: Som partner i Ziik är jag uppenbarligen partisk. Å andra sidan är jag i branschen för att vinna nöjda kunder, inte kunder som skulle ha varit lyckligare med något annat. Okej? Bra! Sedan är vi redo att ta itu med den stora frågan: När det gäller att välja en plattform för intern kommunikation och informationsutbyte, vad är rätt val - för mig, mitt företag och mina medarbetare.

1. Förstå grunderna! Jag ber om ursäkt om det är lite tekniskt 🤓

Best-of-Breed eller Full-Suite? 

När du startar din forskning för en kommunikationsprogramvara kommer du att stöta på många nya termer best-of-breed och full-suite och det är viktigt att känna till dessa, eftersom skillnaden har dominoeffekter på ett antal andra frågor.


Best-of-breed betyder vanligtvis att du har att göra med en mjukvaruplattform som var speciellt utvecklad för att göra ett begränsat antal uppgifter riktigt bra, som intern kommunikation och informationsutbyte, personalhantering, checklistor eller e-lärande.


Full-suite används oftast för att beskriva en hel svit eller ett paket med lösningar som försöker täcka alla ditt företags behov på en gång, inklusive intern kommunikation. Microsoft och Google utvecklar sådana sviter.

Efter att ha testat 20 olika plattformar stod det klart att Ziik var den enda som kunde stödja vår komplexa organisation - Ali Gharaee, Subway


Ingen har vunnit världscupen i både fotboll och skidåkning.

... Och låt oss inse det: Ingen kommer någonsin att göra det. Så även om ingen har fått sparken för att ha valt en Microsoft-produkt ännu, är mitt råd fortfarande: Välj inte en tjänsteleverantör där du bara ska använda 50% av funktionerna. Detta kommer att skapa brist på överblick och äventyra användarvänligheten, vilket kommer att återspeglas i lågt engagemang. Chansen är stor att de inte kan fokusera fullt ut på att utföra någon av dem samt en specialiserad och fokuserad best-of-breed-produkt. Om du behöver en kommunikations- och informationsdelningsplattform, gå med en leverantör som fokuserar på dessa funktioner. Om du behöver en e-learninglösning, leta efter en leverantör som är specialiserad på det. Lärande är inte lätt! Du behöver mer än bara programvara. Exempel: om en leverantör av kommunikationsplattformar visar dig ett onlineformulär med en primitiv gamification-funktion bifogad och kallar det ett e-learningsystem – de är inte specialiserade på e-lärande. Och förmodligen inte i kommunikation heller.


2. Välja en lösning för tillfället och framtiden

Cloud-computing och SaaS är framtiden

I din sökning stöter du ofta på begreppen molnbaserad databehandling (eller molnbaserad eller bara moln) och SaaS (Software as a Service). Det betyder bara att en programvara inte "lever" och körs på din dator eller dina egna servrar. I stället använder datorn (enheten) Internet för att komma åt en dator eller server någon annanstans som kör programmet. Det är ganska smart eftersom det betyder att du inte behöver en stor installation för att använda programmet, du registrerar dig bara, laddar ner appen och börjar använda programvaran.  

Programvara som tjänst är flexibel

En annan cool funktion i molnbaserad databehandling och SaaS-koncept är att din programvara automatiskt uppdaterar sig själv när det behövs. Det gör det också enkelt för tjänsteleverantörerna att rulla ut nya funktioner och funktioner och att ständigt uppdatera programmet för att passa ditt företags behov. Detta är en annan anledning till att gå med en leverantör med en tydlig riktning för sin bästa raslösning är ditt bästa val.


Integration är nyckeln!

Möjligheten att integrera med andra programvarulösningar måste vara en viktig funktion i din nya kommunikations- och informationsdelningsplattform. På så sätt, när ditt företag behöver andra tjänster som en e-learninglösning längre fram – kan du integrera en lösning från en best-of-breed e-learning specialist. E-lärande är inte bara e-lärande! Det är ett komplext område som kräver kunskap för att behärska. På Ziik tror vi på "The Learning Lifecycle Platform" som tillhandahålls av Learningbank.


Best-of-breed-lösningar kan vara fristående men är i sin kärna byggda för att fungera sömlöst tillsammans med andra leverantörer. Tack vare tekniska framsteg är det nu möjligt att knyta två produkter av bästa ras så nära varandra att användarupplevelsen inte lider när man växlar mellan de två.

Ziik underlättar absolut kommunikation, samarbete och delning av dokument – särskilt när företaget, som ofta är fallet i vår bransch, inte är centraliserat på en plats - Christian Cordsen, Vesti Olsen & Hansen A/S

Att välja specialiserade programvarutjänster minskar dina risker

Att välja en specialiserad, prenumerations- och molnbaserad SaaS-lösning är också riskreducerande eftersom det inte krävs några stora investeringar i förväg. Du registrerar dig och går, du betalar bara för hur många användare du faktiskt har - och du kan vanligtvis avbryta din prenumeration med en månads varsel. Dessutom är sådana lösningar utformade för att växa med ditt företag. Att lägga till och registrera nya medarbetare eller nya affärsverktyg kan göras med ett klick. 


Om du å andra sidan går med en komplett lösning måste du veta att det kan vara mycket mer komplicerat att ersätta otillräckliga funktioner med specialiserade, när du vill göra det. Dessutom kommer du att betala för funktioner som du egentligen inte behöver.


Alla punkter ovan säkerställer att du får en lösning som du kan börja använda idag samt något som är framtidssäkert!


3. Hur är Ziik placerad i allt detta

Ziiks inställning till best-of-breed

Ziik är en best-of-breed plattform, 100% dedikerad till intern kommunikation och informationsutbyte. Vi har återuppfunnit intranätet och gjort oss av med onödig funktionalitet och komplexa användargränssnitt. Dina anställda behöver inte spendera tid på att lära sig att använda den, eftersom det kommer intuitivt och du bara betalar för det du behöver. Vi har valt detta tillvägagångssätt eftersom kommunikation är ett tidlöst, generiskt behov som inte är begränsat till en viss industri. Det är inte en trend som kommer att blekna ut med tiden. 

Djävulen är i detaljerna

Medan vi pratar om kommunikation är det viktigt att notera att det är mycket svårt att följa en enkel lista med krav när du väljer en ny programvarulösning. Variationen i olika funktioner är för stor för att helt enkelt bara "bocka av dem" utan att göra mer noggranna tester. 


Som exempel kan jag påpeka att grupper inte bara är grupper och Chat är inte bara chatt. Om du lanserar en helt ny kommunikationsplattform och alla dina anställda klumpas ihop i samma chatt – den kommer inte att användas. Om din plattform kräver att anställda själva hittar och registrerar sig för specifika grupper – kommer de inte att vänja sig. 


Så om din checklista ber om "Grupper och chatt", se till att systemet låter dig ställa in dina grupper som du vill, så att de är relevanta för ditt företag och dina kollegor. Se sedan till att systemet är utformat för att låta dig ställa in regler för att till exempel automatiskt lägga till anställda i specifika grupper baserat på deras funktion eller geografi - eller vad som är relevant för ditt företag - samt låta dig lägga till anställda manuellt. På så sätt kommer allt att vara igång och redo att användas första gången en ny användare loggar in. Idag är Grupper i Ziik den mest använda funktionen bland alla våra kunder och det fungerar hur som helst. 

En verklig tillgång skapar verkligt användarengagemang

Som nämnts ovan behöver dina kollegor inte göra mycket för att komma igång med Ziik. Faktum är att de bara måste logga in och gå, med allt de behöver för att kommunicera med kollegor och relevanta chefer som redan har inrättats. Vår unika marknadsposition är att driva verkligt engagemang genom kommunikation och genom att göra det möjligt för användare att hitta och få tillgång till den information de behöver, när de behöver den. 


Genom att göra detta har Ziik blivit en verklig tillgång för anställda. Ett användbart verktyg som gör deras arbetsdagar enklare och roligare. Den unika hierarkin och blandningen av funktioner resulterar i att varje Ziik-användare aktivt bidrar till att generera innehåll som är relevant för deras företag och medarbetare. Slutresultatet är en bottom-up-strategi som i slutändan kräver mindre resurser från central ledning för att driva och driva. 

Appen har varit oerhört värdefull för våra medarbetare. Min gissning är att 99% aktivt använder appen, medan vi som ofta publicerar och uppdaterar manualer är mycket glada över att det också finns en skrivbordsversion - William Engman, Bastard Burgers


Måttet på verkligt engagemang

Vi tror att verkligt engagemang drivs av motivation. Användare kommer att vilja öppna Ziik och interagera med innehållet eftersom det är meningsfullt och värdefullt för dem. Om du vill mäta medarbetarengagemang med Ziik kan du lägga till läskvitton i viktiga inlägg och meddelanden. Dessutom kan du se all användarstatistik direkt på plattformen. 


Detta är ett mer sanningsenligt mått på engagemang än att plåga dina kollegor med frågeformulär och dela ut virtuella medaljer baserat på hur många de slutför. Tänk bara på det: Vilket företag har de mest engagerade medarbetarna, det som kan se anställda logga in på Ziik två eller tre gånger om dagen för att lösa faktiska affärskritiska uppgifter, kommunicera med kollegor eller få tillgång till vanliga frågor? Eller den som använder frågeformulär och tester för att kunna dokumentera att deras anställda faktiskt har förstått sina processer?

Att kunna informera och aktivera dina anställda för att skapa push and pull-effekter

Ziik är appbaserat (både iOS och Android) eftersom det gör att vi kan skapa en användarupplevelse som kommer så nära perfekt som möjligt, vilket säkerställer att människor på marken använder den när de går till plattformen. Vi kan också använda push-meddelanden och meddelanden på meddelanden från HQ – precis som människor är vana vid från sociala medier. Detta skapar den perfekta balansen mellan push och pull. 


Och du behöver inte anpassa ditt företag för att passa en specifik installation, du har friheten att skräddarsy plattformen till din företagsstruktur och arbetsflöden. 

Integrera nya verktyg för att expandera Ziik när du går

Om du behöver lägga till verktyg för e-lärande, skiftplanering, checklistor eller något annat har vi ett antal partners som vi kan integrera med, eller så kan vi lägga till snabblänkar till externa system och appar. På så sätt kan du vara säker på att du alltid använder den allra senaste best-of-breed-tekniken för att ge dig den funktionalitet som din organisation behöver – inget mer, inget mindre. 


Det finns inga kompromisser eftersom varje lösning har valts för deras fokuserade strategi för att lösa ett visst problem. Och om det inte räcker kan du till och med skapa dina egna integrationer via vårt REST API (fråga din IT-avdelning). Kort sagt, du får välja dina lösningar för att skapa din perfekta installation. 


Ge Ziik ett försök

Jag hoppas att du har funnit den här lilla guiden användbar. Och om du har blivit nyfiken på Ziik, besök ziik.io för att starta en gratis 30-dagars provperiod eller för att boka en online-demo.